Blog: Eet u ook soep met een vork?

De facturering van ultrageluid, een procesoptimalisatie

9 maart 2020

Richard Hogenhorst Vossius Consultancy

Blog van

Vossius Consultancy

Wanneer je als consultant bij een organisatie wordt binnengehaald is er altijd op een of andere manier ergens een verbeterslag te slaan. Je wordt nu eenmaal niet gevraagd om mee te komen genieten van een perfect geoliede machine. Vaak is er sprake van een probleem waarbij een werkwijze wordt gehanteerd die suboptimaal is. Een situatie die gegroeid is en waarbij de betrokken partijen, vaak met een minimum aan onderling overleg, pragmatisch proberen te overleven. Zo’n situatie kan zomaar al een lange tijd bestaan. Men komt er simpelweg niet aan toe een stap terug te nemen om de situatie eens goed te analyseren. Tijd voor een grondige nieuwe opbouw is er al helemaal niet. Want het werk gaat door. Een soortgelijk geval maakte onze collega Richard Hogenhorst ook mee bij een van zijn recente opdrachten.

De situatie

Om de kwaliteit van zorg voor zwangere vrouwen te verhogen en hun reistijd voor onderzoeken terug te dringen is een consortium van ziekenhuizen een samenwerkingsverband aangegaan. Het betreft in dit specifieke geval een onderzoek waarbij lichamelijke afwijkingen bij het ongeboren kind of andere zwangerschapscomplicaties kunnen worden vastgesteld. Voor dit onderzoek wordt gebruik gemaakt van een Geavanceerd Ultrageluid Onderzoek (GUO), een state-of-the-art technologie. Deze GUO’s worden bij het betreffende academische ziekenhuis uitgevoerd, maar ook bij vier nabijgelegen ziekenhuizen. Deze vier nabijgelegen ziekenhuizen, ook wel satellietziekenhuizen genoemd, mogen dit onderzoek zelf niet factureren omdat het een derdelijns onderzoek is en derhalve erkenningsplichtig. De satellietziekenhuizen sturen een factuur naar het academische ziekenhuis om de kosten te dekken en van daaruit worden de onderzoeken gefactureerd naar de zorgverzekeraar. De satellietziekenhuizen worden, conform de vigerende richtlijnen, door het academische ziekenhuis gevisiteerd en gesuperviseerd met betrekking tot de zorginhoudelijke en kwalitatieve uitvoering van de GUOs. Een prachtig initiatief waarmee op alle fronten voordeel kan worden behaald.

Het probleem

Bij de aanlevering van de gegevens door de satellietziekenhuizen en het verwerken ervan door het academische ziekenhuis bleek ruimte voor optimalisatie te bestaan. De administratieve afhandeling had zich ontpopt als een traag en bewerkelijk proces. De satellietziekenhuizen leverden elk op hun eigen wijze de gegevens aan met betrekking tot patiënten waarbij een GUO had plaatsgevonden. Alle patiënten werden in het academische ziekenhuis één-voor-één nagelopen om vast te stellen of ze al bekend waren in haar EPD (Chipsoft, HiX). Zo niet, dan werden de patiënten ingeschreven. Wanneer iedereen ingeschreven was werd bij elke patiënt handmatig de juiste code ingevoerd. Betrof het een GUO I, II of een vervolgonderzoek? Dat was vaak niet meteen duidelijk. Wat ontstond was een ingewikkeld proces over meerdere schijven dat tijdens andere (balie-)werkzaamheden zoals het inplannen van afspraken en telefoontjes afgewikkeld werd door het polisecretariaat.

Maar dan waren we er nog niet. Zodra alles was ingevoerd werd een seintje gegeven aan het bedrijfsbureau dat gemeld kon worden aan de satellietziekenhuizen dat de verrichtingen ingevoerd waren, zodat zij een factuur aan het academische ziekenhuis konden sturen. Het bedrijfsbureau voerde hierbij weer een controleslag uit. Om zeker te weten dat er geen onderzoeken werden gemist stuurde het bedrijfsbureau per ziekenhuis een overzicht van alle geregistreerde GUO’s. Het kwam vaak voor dat nadien correcties nodig waren, die vervolgens weer werden doorgegeven aan het bedrijfsbureau dat op haar beurt de correcties doorgaf aan het polisecretariaat. Na de correcties werd wederom een controle uitgevoerd door het bedrijfsbureau, een nieuw overzicht opgesteld en ter controle toegestuurd aan het betreffende satellietziekenhuis. Na akkoord van het betreffende satellietziekenhuis kon dit ziekenhuis vervolgens een factuur sturen aan het bedrijfsbureau van het academische ziekenhuis, dat nogmaals controleerde of de in rekening gebrachte aantallen corresponderen met de in HiX geregistreerde verrichtingen. Tevens waren in het verleden geen afspraken gemaakt over de periodiciteit van aanleveren; daardoor werd op het moment van onze analyse ook duidelijk dat inmiddels sprake was van een paar maanden (tot wel 8 maanden) achterstand in de registratie en facturatie van deze zorg.

Volgt u het nog?

De situatie zoals hiernaast geschetst is natuurlijk verre van ideaal op meerdere fronten. Allereerst zijn de verschillen in aanleveringen tussen de satellietziekenhuizen foutgevoelig. Ten tweede betreft dit een arbeidsintensieve, veelal handmatige taak die tussen de bedrijven door uitgevoerd werd met wederom een hoge kans op fouten. Ten derde is de administratieve last ook bij de satellietziekenhuizen hoog aangezien zij alles uit hun registratiesysteem handmatig overnamen op hun eigen formulieren. Om nog maar te zwijgen van de bewerkelijke controles en de meervoudige gang langs alle stations in het geval van een correctie.

De oplossing

Om te beoordelen of de administratieve lasten gedrukt zouden kunnen worden is gekeken naar de mogelijkheden voor automatisering in het proces. Daarbij is als eerste het invoeren van verrichtingen en het inschrijven van patiënten onder de loep genomen. Handmatig invoeren van verrichtingen is niet alleen veel werk, maar ook foutgevoelig. Het bleek in het academische ziekenhuis mogelijk om verrichtingen met een bepaald format in één keer in te lezen in HiX.

Daarnaast is het één voor één kijken of een patiënt bestaat in het systeem tijdrovend. Ook voor dit proces bleek automatisering mogelijk. Zo bleek dat op basis van BSN een automatische controle gedaan kan worden om te zien welke patiënt nog niet bekend is in het systeem van het academische ziekenhuis om vervolgens deze patiënt in te schrijven.

Om een optimalisatieslag te faciliteren is de aanlevering van gegevens van de satellietziekenhuizen geharmoniseerd. Klinkt heel chique, maar het komt neer op het vaststellen van een set minimaal benodigde gegevens die door elk satellietziekenhuis in eenzelfde Excel-format wordt verzameld en verstuurd. Met deze gegevens kan de controle op de patiënt worden uitgevoerd, de inschrijving gedaan worden en de verrichtingen worden geregistreerd. Tevens zijn afspraken gemaakt over de periodiciteit van aanleveren van deze gegevens om zorg te dragen voor een tijdige, juiste en volledige financiële gegevensverwerking om op deze wijze maandelijks een juist omzetresultaat te kunnen bepalen.

Het bestand wordt aangeleverd aan het team Centrale Inschrijving dat, zodra de patiënten ingeschreven zijn, deze doorstuurt naar de decentrale zorgregistratie. Zij zetten het bestand vervolgens klaar om ingelezen te worden bij de centrale zorgadministratie. Het polisecretariaat is hiermee volledig ontlast van administratieve handelingen. Daarbij komt dat door het gebruik van het format en het automatisch inlezen minder fouten bestaan in de registratie waardoor de controle erop aanzienlijk makkelijker wordt. De financiële afwikkeling bestaat daarmee uit de optelsom van het aantal GUO’s per satellietziekenhuis dat met deze informatie haar factuur kan uitsturen.

Door de meer trefzekere communicatie, geautomatiseerde registratie en de daling in benodigde correcties is ook bij de vier satellietziekenhuizen een significante daling van de administratieve last gerealiseerd. Een mooi resultaat voor de betrokken ziekenhuizen en voor Richard Hogenhorst.

Vragen? Neem contact op met Richard Hogenhorst via telefoonnummer 06 11 84 76 99 of email r.hogenhorst@vossiusconsultancy.nl

Heeft u ook behoefte aan ondersteuning?
Neem dan contact op met Rob van Plaggenhoef via telefoonnummer 06 11 40 95 69 of email r.vanplaggenhoef@vossiusconsultancy.nl 

Meer weten? Hieronder vind je de meest recente blogs.

Alle blogs lezen?

Vossius wordt onderdeel van de Quoratio Groep

Bron: www.quoratio.nl Bunnik, 26 mei 2020 –  Quoratio…
Richard Hogenhorst Vossius Consultancy

Blog: Eet u ook soep met een vork?

Met een procesoptimalisatie schep je orde in de chaos. Hoe dat in zijn werk kan gaan leest u in dit relaas.
Nelleke Noordzij Vossius Consultancy

Blog: Horizontaal toezicht

Doordat Vossius al menige organisatie heeft geholpen over te gaan op HT, weten we hoe we de valkuilen kunnen vermijden.

“Bij Vossius word ik gestimuleerd om me te ontwikkelen op de manier die bij míj past, daardoor functioneer ik veel effectiever.”

Mirthe Nelissen, consultant bij Vossius.

Schakel vandaag nog een consultant in

Wij helpen u graag met het vinden van de match!






Bij het klikken op Stuur formulier in gaat u akkoord met onze privacy voorwaarden.

Dit formulier wordt beschermd met Google reCAPTCHA.