Reorganisatie op de poli

Unithoofd poliklinieken

Sector: Medisch specialistische zorg

Organisatiegrootte: Middel

Locatie: Zuid-Holland

Case van

Vossius Consultancy

Een Ad Interim unithoofd dat soepel de lopende zaken oppakt en tegelijkertijd de problemen rond communicatie, samenwerking en processen aanpakt.

De situatie

Afdelingen kunnen niet zonder operationele aansturing, dus als een unithoofd uitvalt dan moet deze rol opgevuld worden. Als interim unithoofd stap je met een frisse blik op een rijdende trein. Met deze frisse blik kun je afdelingen helpen opnieuw te kijken naar bestaande processen.

In dit geval was het unithoofd van de poliklinieken Interne geneeskunde, Kindergeneeskunde en Longgeneeskunde uitgevallen. Naast een behoefte aan operationele ondersteuning was er op deze poliklinieken ook een enorme behoefte aan meer inzicht. De poliklinieken kampten met een toenemende en steeds zwaarder wordende zorgvraag, waardoor de medewerkers onder druk stonden en er een behoefte ontstond aan efficiëntie en optimalisatie. Deze druk leidde eveneens tot veel verloop en moeite in de samenwerking.

Het doel

  • Er werden drie doelstellingen afgesproken:
  • Het operationeel aansturen van de teams op de poliklinieken
  • Het verbeteren van de samenwerking en de communicatie
  • Het verkrijgen van meer inzicht in zorg(registratie) processen en waar mogelijk deze processen optimaliseren

De aanpak

Er is gestart met een stakeholderanalyse. Van boven (vakgroep voorzitters) naar beneden (secretaresses) in de organisatie zijn gesprekken gevoerd met de medewerkers in elk team, om inzicht te krijgen in wat er speelt op de werkvloer. Wie zijn de belangrijkste (in)formele stakeholders en wat zijn hun prioriteiten?

Deze analyse is besproken met de opdrachtgever en heeft geleid tot een aangepaste prioritering en scope. De opdrachtgever is geïnformeerd over de situatie, waardoor hij meer inzicht heeft in wat er speelt op de poliklinieken. Samen met de opdrachtgever zijn meer concrete doelen geformuleerd en afspraken gemaakt over de prioriteiten en scope voor een periode van zes maanden.

Hierna is gestart met het uitvoeren van interventies en het opzetten van verbetertrajecten met behulp van de LEAN-methodiek, om te zorgen voor 1) betere communicatie en samenwerking en 2) optimalisatie van processen. Tijdens deze stap willen we de mens uit het proces halen. We gaan er iedere dag vanuit dat iemand komt werken met de beste intentie en de kennis van die dag. In een proces dat al tien jaar hetzelfde is, nodigen we mensen uit om een stapje terug te doen en te kijken naar het proces waarin gewerkt wordt.

De opdracht is afgerond met het opstellen van een adviesrapport met de potentiële verbeteringen.

Het resultaat

Naast de operationele aansturing zijn er in een korte tijd stappen gezet met betrekking tot de twee doelstellingen. De samenwerking en de communicatie zijn verbeterd door het opzetten van een overlegstructuur, waar geen informatiegaten meer in bestaan. De medewerkers zijn gecoacht op hun functie en op hun rol in de overlegstructuur. Daarnaast zijn werkgroepen opgezet die meerdere processen hebben geoptimaliseerd, waaronder het proces rondom de scopiekamer en de diabetespoli. Voor beide processen zijn verbeteringen met betrekking tot de kwaliteit en efficiëntie gerealiseerd.

Meer cases bekijken? Hieronder vind je de meest recente cases.

Dashboard DBC-fouten

Veelal werkt een EPD met werklijsten voor het corrigeren van fouten in de registratie en afleiding van DBC’s. Op basis van deze lijsten worden problemen zowel centraal als decentraal opgelost.

Unithoofd poliklinieken

Afdelingen kunnen niet zonder operationele aansturing, dus als een unithoofd uitvalt dan moet deze rol opgevuld worden. Als interim unithoofd stap je met een frisse blik op een rijdende trein. Met deze frisse blik kun je afdelingen helpen opnieuw te kijken naar bestaande processen.

Horizontaal toezicht: declaratie en registratie op orde

Horizontaal Toezicht is een vorm van samenwerking tussen de zorgverzekeraar en zorgaanbieders. Beide partijen werken samen om de rechtmatigheid van declaraties in de registratie- en declaratieprocessen in de medisch specialistische zorg te borgen.

“Bij Vossius word ik gestimuleerd om me te ontwikkelen op de manier die bij míj past, daardoor functioneer ik veel effectiever.”

Mirthe Nelissen, consultant bij Vossius.

Schakel vandaag nog een consultant in

Wij helpen u graag met het vinden van de match!






Bij het klikken op Stuur formulier in gaat u akkoord met onze privacy voorwaarden.

Dit formulier wordt beschermd met Google reCAPTCHA.