Case

Beperking van instroom fouten met Process Mining

Adviesrapport op basis van procesdata

Sector: Medisch specialistische zorg

Organisatiegrootte: Middelgroot

Locatie: Randstad

Case van

Vossius Consultancy

Door met process mining inzicht te verschaffen over instroom op foutenlijsten is duidelijkheid gecreëerd over de uit te voeren verbeteringen. Daarnaast is de feitelijke onderbouwing van de verbeteringen inzichtelijk waardoor stakeholders makkelijker te overtuigen zijn.

De situatie

Elke instelling wil alleen rechtmatige facturen sturen naar de zorgverzekeraar, en voert daarom controles uit op onder meer de DBC-registratie. Als een controle aanslaat, stroomt een DBC naar de werklijst met op te lossen fouten, dat is de ‘instroom’. De actuele uitstroom is goed in beeld. Niet goed in beeld zijn de oorzaken en wie daarbij betrokken zijn. Daarnaast is de volgorde van controles vaak onduidelijk, hoe de fout wordt opgelost en door wie dat gebeurt. Dit inzicht is nodig om de instroom structureel te beperken.

De opdrachtgever heeft gevraagd om een analyse en een daaruit volgend advies om de instroom te beperken. Vossius heeft voorgesteld in deze situatie process mining in te zetten. De inzet van process mining is nuttig omdat het hier gaat om een zekere complexiteit in combinatie met een tijdlijn. Er zijn heel veel verschillende functionarissen in het spel, die op verschillende plaatsen en momenten aan de administratie van de gegevens werken. Een zeer geschikte casus voor proces mining.

Het doel

Het doel van de opdracht is het structureel beperken van de instroom en verlagen van de werklast door het verbeteren van de initiële registratie. Het verbeteren van de registratie zal uiteindelijk worden gerealiseerd door conform het advies op de juiste plekken de juiste instructies te geven, het verwerken van de instroom in de juiste volgorde te laten plaatsvinden, het uitzetten van overbodige controles en het verbeteren van de systeem configuratie.

De aanpak

Voor het inzetten van proces mining is eerst bepaald welke procesdata zullen worden meegenomen. De belangrijkste datapunten zijn aanwezig in twee systemen: HiX (EPD) en ValueCare (controlemodule). Voor het verzamelen van procesdata uit HiX is de vaste Vossius proces ETL voor HiX gebruikt

ETL: Extract Transform Load. Data worden eerst uit de systemen gehaald, dan getransformeerd en vervolgens in de process mining tool geladen voor analyse.

Voor de datapunten (instroom en uitstroom) is historie opgevraagd bij de leverancier. Beide sets met datapunten zijn in een database gezet en geprepareerd voor gebruik in de proces mining tool. De data-analist heeft samen met de adviseur en schrijver van het rapport onderzoeksvragen uitgewerkt. Deze vragen zijn vervolgens beantwoord door de juiste datapunten in de procesmining tool op te nemen en daar de analyse uit te voeren. Dit leidde soms tot nieuwe vragen, waarvoor aanvullende datapunten zijn opgenomen en analyses zijn uitgevoerd.

Het resultaat

Met process mining zijn uiteindelijk als eindresultaat goede procesvragen met daarbij getailleerde antwoorden opgeleverd. Deze antwoorden hebben de vorm van procesafbeeldingen (flow’s) en tabellen, die zijn opgenomen in het adviesrapport. De opdrachtgever krijgt hiermee een advies met een feitelijke en transparante onderbouwing. Enerzijds zijn de verbeterpunten feitelijk aantoonbaar en anderzijds zijn de oplossingen goed gefundeerd door feitelijke onderbouwing. Hierdoor kan de opdrachtgever veel effectiever mensen meenemen in de noodzakelijke verbeteringen.

Meer cases bekijken? Hieronder vind je de meest recente cases.

Dashboard DBC-fouten

Veelal werkt een EPD met werklijsten voor het corrigeren van fouten in de registratie en afleiding van DBC’s. Op basis van deze lijsten worden problemen zowel centraal als decentraal opgelost.

Unithoofd poliklinieken

Afdelingen kunnen niet zonder operationele aansturing, dus als een unithoofd uitvalt dan moet deze rol opgevuld worden. Als interim unithoofd stap je met een frisse blik op een rijdende trein. Met deze frisse blik kun je afdelingen helpen opnieuw te kijken naar bestaande processen.

Horizontaal toezicht: declaratie en registratie op orde

Horizontaal Toezicht is een vorm van samenwerking tussen de zorgverzekeraar en zorgaanbieders. Beide partijen werken samen om de rechtmatigheid van declaraties in de registratie- en declaratieprocessen in de medisch specialistische zorg te borgen.

“Bij Vossius word ik gestimuleerd om me te ontwikkelen op de manier die bij míj past, daardoor functioneer ik veel effectiever.”

Mirthe Nelissen, consultant bij Vossius.

Schakel vandaag nog een consultant in

Wij helpen u graag met het vinden van de match!






Bij het klikken op Stuur formulier in gaat u akkoord met onze privacy voorwaarden.

Dit formulier wordt beschermd met Google reCAPTCHA.